Escritório virtual: oito dicas para evitar o retrabalho e o estresse

Estamos cada vez mais trabalhando de casa, e usando nossos equipamentos para isso. Esse tipo de hábito faz com que nossos próprios computadores pessoais tenham que ser um ambiente de organização.

Isso evita o estresse de se adaptar a uma rotina de home office. Nesses momentos, corremos o risco de transformar o espaço de descanso em espaço de trabalho, e é necessário distinguir bem esses dois momentos a fim de evitar qualquer tipo de confusão mental ou sobrecarga.

Nesse sentido, uma dica importante que podemos dar é a seguinte: mantenha seu ambiente de trabalho digital limpo e organizado! Isso é uma boa forma de fazer as coisas acontecerem e aumentar sua produtividade. Nesse momento, sem utilizar o computador do escritório, tome cuidado para não confundir aquilo que é tarefa, daquilo que normalmente é utilizado como instrumento de lazer.

  1. Mantenha pastas separadas

 

Mesmo que você esteja acostumado a trabalhar utilizando o armazenamento em nuvem, às vezes é inevitável realizar o download de certos arquivos direto para a sua máquina. Se acostume a direcionar esses arquivos direto para a nuvem de seu escritório, quando isso acontecer, e a não mantê-los salvos em sua máquina.

Isso é uma boa maneira de evitar um “cemitério” de arquivos inutilizados que acumulam espaço em seu PC, e tornam o ambiente de trabalho desorganizado.

Agora, se você está deixando os arquivos salvos no seu computador pessoal, evite misturar lazer e trabalho. Pense comigo: você está procurando um documento do escritório, e se depara com uma lista de filmes baixados, ou com fotos de um Ano Novo de 2016.

Estando em casa, é muito mais fácil se deixar distrair. Manter esses ambientes virtuais separados é uma forma de evitar as distrações que te tomam tempo, e causam a confusão mental ao tornar pouco clara a hora do lazer e a hora dos afazeres.

2. Reúna tudo aquilo que está fora do lugar em uma mesma pasta

Faça uma verdadeira seleção dos arquivos fora de lugar no seu computador, e os coloque dentro de uma mesma pasta. Aproveite esse momento para vasculhar tudo que você tem disponível, e decidir o que você quer preservar, e o que está na hora de deixar ir.

3. Delete aquilo que for inútil sem dó nenhuma

Muitas vezes nos tornamos apegados a certos arquivos que guardamos, sem motivo nenhum. A mentalidade aqui deve ser a seguinte: se isso não me acrescenta, nem é algo que eu queira abrir ou possa precisar abrir em qualquer momento do meu futuro, então não é algo que eu queira guardar.

Aproveite para se livrar de arquivos de texto antigos, documentos referentes a trabalhos antigos com os quais você não possui mais contato algum, trabalhos do passado que não te servem mais e que não serão modelo para mais nada – enfim, foque na missão de entender o que é ou pode ser realmente útil para o seu trabalho.

4. Hora de se refazer – foco em criar poucas pastas!

Às vezes, precisamos muito achar um arquivo com dados importantes sobre um cliente do caso em que estamos trabalhando. Como fazemos isso?

Primeiro abrimos a pasta “Administrativo”. Depois abrimos a pasta “Casos de Clientes”. Abrimos, então, a pasta “Cliente Fulano”. Logo depois, a pasta “Informações”. Nesse caminho todo você se lembra que as informações que precisa não estão dentro do Administrativo, mas sim da pasta com as informações processuais do caso, em outro caminho totalmente diferente. Percebe o tempo que você gastou nesse processo?

Mantenha um sistema de organização em que você centralize as informações sobre um mesmo cliente, e crie o mínimo de pastas possível.

Não faz sentido criar caminhos e mais caminhos para, no final, ter uma pasta com um único arquivo dentro. Pense nos caminhos que você vai ter que percorrer para encontrar o que precisa, e naquilo que te faz mais sentido.

5. Mantenha um padrão único de nomenclatura

Padrões de nomenclatura são uma escolha muito pessoal – cada pessoa tem o tipo de padrão com o qual melhor se adapta. O importante é escolher um e segui-lo. Por exemplo, se você está trabalhando em um escritório que utiliza um padrão específico, minha dica é que você mantenha a mesma lógica na hora de salvar arquivos no seu computador pessoal. Isso evita que você tenha que ficar renomeando os arquivos quando for enviá-los para o escritório, ou quando for colocá-los no armazenamento em nuvem.

Como eu dou nome aos meus documentos: gosto de sempre começar com o ano do documento, seguido do mês e dia. Se o documento que estou nomeando é uma decisão judicial, a data que vou colocar é a data em que a decisão foi publicada. Isso me permite ter uma visão ‘cronológica’ das minhas pastas e dos meus processos.

Dica 01: comece sempre pelo ano e mantenha um padrão de “datas invertido”. Se você começar pelo dia, vai correr risco de confusão na organização interna e perda da visualização cronológica, pois um arquivo de 20.02.2017 poderia ficar muito abaixo de um arquivo de 01.01.2020!

Dica 02: Mantenha um post-it colado no seu computador ou um lembrete em seu desktop explicando as regras de padronização pelas quais você optou até que elas se tornem automáticas. O mesmo vale para quando você é novo em um escritório e tem que se adaptar com um novo padrão de regras de organização interna.

6. Domine o acesso rápido

Uma coisa que sempre faço é colocar as pastas nas quais estou trabalhando no Acesso Rápido. Isso me permite mover rapidamente documentos de um local para o outro, e encontrar informações de maneira mais facilitada. Use esses atalhos de seu computador de forma fluida, adaptada para o trabalho que você está fazendo no momento. Essa preparação prévia antes de começar o trabalho em si pode te poupar alguns minutos de procura de arquivos.

7. Considere usar um software jurídico que centralize as informações para você

Boas ferramentas tecnológicas são aquelas que te otimizam o trabalho. Opte por softwares que te permitam armazenar todas as informações em um mesmo local, e que te permitam separar documentos por casos – seguindo o padrão interno de organização que você usa. Dessa forma, você alinha sua própria organização com aquilo que o produto está te oferecendo.

Um bom exemplo é o Jurídico Certo, ferramenta que conecta Correspondentes Jurídicos e Advogados de todo o Brasil. O Jurídico Certo mantém todos os boletos e notas fiscais organizados e centralizados para fácil controle financeiro. Além disso, todas as informações podem ser categorizadas de acordo com um cliente, o que te auxilia na produção de relatórios e análise de seu próprio trabalho.

8. Só mantenha aberto aquilo que você precisa usar no momento

Um computador com várias abas aleatórias abertas é uma fonte de distração sem limites. Evite esse tipo de coisa pois, na prática, cria uma distração que causa angústia justamente por provocar o sentimento de bagunça.

Na hora de pausar, se você resolver explorar outros espaços da Internet, como as redes sociais, abra uma janela só para isso, e lembre de fechá-la ao terminar a pausa.

Opte, também, por pausas que te movam para longe do computador – a sensação de estar o tempo todo conectado podem te fazer sentir que o trabalho nunca acaba.

Fonte: Blog do Jusbrasil

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Associação Espírito-Santense dos Advogados Públicos – AESAP é uma entidade que tem por finalidade defender os interesses dos servidores públicos que exercem função de advogado público, em especial as questões relativas às prerrogativas e à dignidade profissional de tais servidores efetivos das Autarquias, inclusive Agências Reguladoras, e Fundações Públicas no Estado do Espírito Santo.

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